Gestión por procesos M2C

¿QUÉ SE PRETENDE?

Pasar de una gestión tradicional de los procesos a una gestión estratégica de los mismos.

Gestión tradicional de los procesos

-Se centra en los procesos operativos o administrativos que dependen, normalmente de una unidad funcional.
- La responsabilidad es compartida por varias personas, prevaleciendo la organización vertical.
- Se evalúa la eficacia de los procesos.
- Mejora gradual y ocasional de los procesos, de carácter reactivo.
- Aprendizaje esporádico del propio sector.

Gestión estratégica de los procesos

- Se centra en los procesos críticos para el éxito del negocio, con independencia de las unidades funcionales implicadas.
- La responsabilidad es única, conviviendo la organización vertical con la horizontal.
- Los procesos se mantienen bajo control.
- Mejora permanente gradual y radical, de carácter proactivo.
- Benchmarking sistemático dentro y fuera del propio sector.

Gestionar los procesos tiene las siguientes ventajas:

- Ayuda a conocer con mayor rapidez y profundidad la efectividad de nuestras prácticas de gestión.
- Permite una identificación precisa de las mejoras necesarias en los procesos rutinarios, acelerando la tasa de mejora. Ayuda a mantener las mejoras implantadas.
- Ayuda a empleados y supervisores a clarificar el trabajo que se ha de realizar y el rendimiento esperado de sus actividades.
- Reduce el margen de error en el proceso de toma de decisiones.
- Se eliminan trabajos inútiles y se evitan duplicidades, optimización de recursos.

- Se hace más fácil el entrenamiento y agiliza la integración de nuevas incorporaciones.
- Reduce “imprescindibilidades”, ya que nadie es la única fuente de Know-how.
- Facilita la comunicación y la interacción entre todos los afectados por el proceso (proveedor-propietario-cliente).

- Facilita el seguimiento del rendimiento del proceso al estar documentadas las métricas.
- Posibilita la identificación de interrelaciones con otros procesos.
- Aplicación de mejoras en otras unidades.
- Aumenta la satisfacción del cliente final como resultado de una mejor gestión de los procesos encadenados que acaban dando el producto y/o servicio al cliente externo.

DEFINICIÓN DE PROCESO

“Una secuencia de pasos, tareas o actividades que transforman los inputs en un output. Un proceso de trabajo incorpora valor a los inputs transformándolos o utilizándolos para producir algo nuevo”

“Una serie de actividades, acciones o tomas de decisiones interrelacionadas, orienadas a obtener un resultado específico como consecuencia del valor añadido aportado por cada una de las actividades que se llevan a cabo en las diferentes etapas”

“El conjunto de acciones u operaciones repetitivas y sistemáticas mediante las cuales utilizamos una entrada (input) para conseguir una salida o resultado (output),
que a su vez es un producto o la consecución de un objetivo fijado”

EFQM Estrategia y planificación

La correcta formulación de la estrategia suele ser decisiva para las organizaciones, incidiendo es su desarrollo futuro, e incluso en su supervivencia. Para ello es necesario:

1. Tener en cuenta toda la información relevante. Deberemos contemplar las necesidades actuales y futuras de los diferentes grupos de interés - accionistas, clientes, empleados, proveedores estratégicos, etc - y otra información relativa a competidores, mercado, nuevas tecnologías, situación económica, etc.

2. Analizar la información, formular alternativas y decidir las acciones a realizar. Preferentemente se deberá crear para ello un equipo constituido por las personas que más puedan aportar en este proceso.

3. Comunicar la estrategia y planificación a toda la organización e implantarla, estableciendo objetivos y planes a todos los niveles. 4. Revisar periódicamente los resultados que se van obteniendo y estar atento a los cambios que pudieran darse en los grupos de interés y en el entorno, para proceder a actualizar y mejorar la estrategia y los planes.

4. Revisar periódicamente los resultados que se van obteniendo y estar atento a los cambios que pudieran darse en los grupos de interés y en el entorno, para proceder y mejorar la estrategia y los planes

ASPECTOS A ANALIZAR:

¿Hemos detectado nuestros "grupos de interés" y definido "quien", "como" y "cuando" obtendremos información de los mismos?

¿Hemos identificado otras fuentes de información relevante - competidores, nuevas tecnologías, etc,... - y definido "quien", "como" y "cuando" la obtendremos? ¿Hemos definido como distribuir y analizar la información?

¿Hemos establecido un proceso de reflexión que produzca como resultado un documento que recoja nuestras estrategias y planes?

¿Comunicamos nuestras estrategias y planes a todos los "grupos de interés" en la medida en que les puedan afectar?

¿Conocen las personas de nuestra organización las estrategias y planes, como les afectan y cuál debe ser su aportación a los mismos?

¿Hacemos un seguimiento periódico de la puesta en práctica de nuestra estrategia y planes?

¿Tenemos mecanismos de alerta para el caso de que surjan alteraciones graves en los grupos de interés o en el entorno?

¿Revisamos y actualizamos periódicamente la estrategia y los planes?